在學(xué)術(shù)會議的日常會務(wù)管理工作中，如何讓更多的參會代表知曉并參加會議是學(xué)術(shù)會議管理者面臨的巨大問題。傳統(tǒng)會議推廣基本上都采用郵寄參會通知方式，不僅工作量大，推廣效果也不明顯。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展，基于短信、郵件和微信的線上推廣成為目前最有效的推廣方式，尤其是基于微信的社會化媒體則是目前線上推廣的最熱門工具。通過人們自發(fā)性的微信轉(zhuǎn)發(fā)參會通知以及對會議活動評價，獲得更加廣泛的傳播范圍，讓更多人知曉并參與會議活動。

為方便組委會更好的推廣宣傳學(xué)術(shù)會議，會務(wù)通學(xué)術(shù)會議服務(wù)平臺提供了短信、郵件和微信三個會議推廣工具。通過郵件、短信平臺，用戶可通過定制郵件、短信自動回復(fù)模板，實(shí)現(xiàn)對參會代表的實(shí)時溝通。參會者無論是注冊系統(tǒng)賬號，還是參會注冊繳費(fèi)、投稿、酒店預(yù)訂后，系統(tǒng)都會自動郵件通知。管理員可以定制確認(rèn)郵件模板，還可通過短信和郵件群發(fā)通知給參會者。參會者可以在線提問，辦會者在線反饋和提供幫助。通過及時有效的郵件系統(tǒng)讓您和參會者時時保持暢通交流。

基于目前使用最廣的社交媒體微信，會務(wù)通學(xué)術(shù)會議服務(wù)平臺提供了針對用戶認(rèn)證的微信公眾號開發(fā)接口，可實(shí)現(xiàn)對微信公賬號的一站式直接管理和會議信息對接微信平臺的直接發(fā)布。同時針對組委會的需要，開發(fā)了基于微信的微網(wǎng)站、學(xué)術(shù)日程查詢、微信抽獎、微信上墻以及互動調(diào)查等功能，讓參會代表通過手機(jī)隨時了解大會最新動態(tài)，查詢大會最新日程，萬千會議資訊，全在一手掌握。

一、短信配置發(fā)送

1、短信群發(fā)推廣

雖然移動互聯(lián)網(wǎng)的迅猛發(fā)展，微信、QQ等社交媒體越來越普及，但仍有超過60%的人手機(jī)用戶習(xí)慣看短信而不是微信或QQ。為此，系統(tǒng)為組委會提供了短信群發(fā)平臺，以方便組委會針對特定人群推送短信（短信屬于第三方平臺，需要預(yù)先充值，費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)為0.1元/條）。點(diǎn)擊【短信群發(fā)推廣】，進(jìn)入已發(fā)送短信列表頁面，可顯示已發(fā)送的條數(shù)、內(nèi)容和數(shù)量。

點(diǎn)擊發(fā)送短信按鈕，進(jìn)入群發(fā)頁面，在該頁面顯示可用金額、短信價格、可發(fā)送短信條數(shù)，以及可以選擇在線充值。

收件人可選擇自定義短信、所有報(bào)名人員、未參會注冊用戶、注冊未繳費(fèi)用戶、酒店預(yù)訂用戶、預(yù)定酒店未繳費(fèi)用戶。

若選擇自定義用戶，則在短信列表項(xiàng)中，需要輸入手機(jī)號碼，每行輸入一個手機(jī)號碼，每次最多發(fā)送10000條。

若選擇非自定義用戶，則只需要選擇中賓/外賓即可。

輸入短信內(nèi)容，70個字為一條短信，若短信內(nèi)容超出70個字，則短信內(nèi)容分為2條，以此類推；可選擇是否需要接受短信回復(fù)，若選擇【是】，則此項(xiàng)后短信簽名須默認(rèn)為“會務(wù)通”，若選擇【否】，則可以自定義修改短信簽名。

以上設(shè)置完畢后，點(diǎn)擊立即提交按鈕，即可群發(fā)短信。

2、中文短信模板配置

點(diǎn)擊【中文短信模板設(shè)置】，進(jìn)入短信郵件模板設(shè)置列表頁（會議管理員賬號中需要有余額，短信費(fèi)用0.1元/條）。

點(diǎn)擊編輯按鈕，可修改配置：狀態(tài)、標(biāo)題以及內(nèi)容。點(diǎn)擊上面的知道的標(biāo)簽可以調(diào)用系統(tǒng)相關(guān)的內(nèi)容；需要注意的是如果是自定義發(fā)送，系統(tǒng)只能替換能匹配到用戶的手機(jī)號才可以調(diào)用相應(yīng)標(biāo)簽。

短信內(nèi)容常用標(biāo)簽如下：

系統(tǒng)常用的短信模板介紹如下：

1）網(wǎng)站系統(tǒng)用戶注冊信息確認(rèn)短信模板——參會代表注冊網(wǎng)站用戶填寫完基本信息提交后自動發(fā)送的提醒短信

2）參會代表注冊成功自動回復(fù)短信模板——參會代表選擇完注冊類型提交后自動發(fā)送的提醒短信

3）注冊繳費(fèi)確認(rèn)函短信模板——參會代表注冊費(fèi)繳費(fèi)成功后，管理員在后臺發(fā)送的繳費(fèi)確認(rèn)短信

4）住宿繳費(fèi)確認(rèn)函短信模板——參會代表住宿費(fèi)繳費(fèi)成功后，管理員在后臺發(fā)送的繳費(fèi)確認(rèn)短信

5）學(xué)術(shù)任務(wù)溫馨提示短信模板——給有學(xué)術(shù)任務(wù)的代表發(fā)送的任務(wù)提示短信

6）參會審核短信模板——如果注冊類型需要審核，在審核通過后系統(tǒng)發(fā)送的審核通過提示短信模板

7）參會審核短信（審核不通過）模板——如果注冊類型需要審核，在審核不通過后系統(tǒng)發(fā)送的審核通過提示短信模板

8）參會審核短信（審核不通過）模板——如果注冊類型需要審核，在審核不通過后系統(tǒng)發(fā)送的審核通過提示短信模板

9）論文評審專家邀請短信模板——用于論文評審給專家發(fā)送的邀請短信

10）電子發(fā)票開票成功短信提醒模板——用于電子發(fā)票開票成功后發(fā)送的提醒短信

11）團(tuán)隊(duì)發(fā)送注冊邀請碼模板——用于團(tuán)隊(duì)定向邀請發(fā)送注冊邀請碼使用

12）勞務(wù)收集短信通知模板——用于勞務(wù)費(fèi)信息收集發(fā)送的通知短信

13）行程提醒短信模板——用于給專家發(fā)送行程信息提醒的短信

二、郵件配置發(fā)送

1、郵件群發(fā)推廣

點(diǎn)擊【郵件群發(fā)推廣】，進(jìn)入已發(fā)送Email列表頁面，可顯示已發(fā)送的條數(shù)、主題和數(shù)量等。

點(diǎn)擊發(fā)送郵件按鈕，進(jìn)入群發(fā)頁面，在該頁面顯示可用金額、郵件價格、可發(fā)送郵件條數(shù)，以及可以選擇在線充值。

收件人可選擇自定義郵件、所有報(bào)名人員、未參會注冊用戶、注冊未繳費(fèi)用戶、酒店預(yù)訂用戶、預(yù)定酒店未繳費(fèi)用戶、所有投稿人員。

若選擇自定義用戶，則在自定義郵件地址項(xiàng)中，需要輸入Email，每行輸入一個Email，每次最多發(fā)送10000條。

若選擇非自定義用戶，則只需要選擇中賓/外賓即可。

輸入發(fā)送人、接收回信Email、主題和內(nèi)容，選擇邀請郵件模板，是否定時發(fā)送，若選擇【是】，則需要輸入發(fā)送時間。

以上設(shè)置完畢后，點(diǎn)擊立即提交按鈕，即可群發(fā)郵件。

2、中/英文郵件模板配置

系統(tǒng)提供與參會代表在不同環(huán)節(jié)交互郵件內(nèi)容的模板，管理員可以根據(jù)模板修改為自己定制的內(nèi)容。點(diǎn)擊【郵件模板設(shè)置】，進(jìn)入中文郵件模板設(shè)置列表頁。

點(diǎn)擊編輯按鈕，可修改配置：狀態(tài)、標(biāo)題以及內(nèi)容。

點(diǎn)擊【郵件模板設(shè)置】，進(jìn)入郵件模板設(shè)置頁面，系統(tǒng)默認(rèn)提供多種郵件模板使用標(biāo)簽替換的方式，在發(fā)送郵件時會調(diào)用實(shí)際的內(nèi)容替換標(biāo)簽內(nèi)容，標(biāo)簽以{****}的形式出現(xiàn)，不同標(biāo)簽代表不同內(nèi)容。常用標(biāo)簽如下：

系統(tǒng)常用的模板介紹如下：

1）網(wǎng)站系統(tǒng)用戶注冊信息確認(rèn)郵件模板——用于會議網(wǎng)站用戶注冊會議填寫完基本信息后，自動方式的郵件內(nèi)容
2）參會代表注冊成功自動回復(fù)郵件模板——用戶選擇注冊類型成功后填寫的郵箱會收到系統(tǒng)自動發(fā)送的郵件
3）參會代表酒店預(yù)定回復(fù)郵件模板——用戶預(yù)定酒店成功后填寫的郵箱會收到系統(tǒng)自動發(fā)送的郵件
4）網(wǎng)上論文投稿成功確認(rèn)郵件模板——用戶投遞論文稿件成功后，會收到系統(tǒng)自動發(fā)送的自動回復(fù)郵件
5）大會論文錄取通知模板——論文評審結(jié)果確定之后，管理員可通過系統(tǒng)群發(fā)論文錄取通知
6）注冊繳費(fèi)確認(rèn)函模板——用戶注冊費(fèi)繳費(fèi)成功之后，管理員可通過系統(tǒng)發(fā)送確認(rèn)收到款項(xiàng)的通知
7）住宿繳費(fèi)確認(rèn)函模板——用戶住宿費(fèi)繳費(fèi)成功之后，管理員可通過系統(tǒng)發(fā)送確認(rèn)收到款項(xiàng)的通知
8）附加活動繳費(fèi)確認(rèn)函模板——用戶附件活動費(fèi)繳費(fèi)成功之后，管理員可通過系統(tǒng)發(fā)送確認(rèn)收到款項(xiàng)的通知
9）講者主持學(xué)術(shù)任務(wù)溫馨提示模板——用于發(fā)送學(xué)術(shù)任務(wù)溫馨提示使用，導(dǎo)出學(xué)術(shù)問溫馨提示也是用的此模板
10）參會審核郵件模板——用于會議注冊類型需要審核時，審核通過后自動發(fā)送的郵件
11）參會審核郵件（審核不通過）模板——用于會議注冊類型需要審核時，審核不通過后自動發(fā)送的郵件
12）參會審核郵件（審核不通過）模板——用于會議注冊類型需要審核時，審核不通過后自動發(fā)送的郵件
13）在線論文評審邀請函模板——用于論文在線評審發(fā)送評審邀請所用
14）團(tuán)隊(duì)注冊繳費(fèi)確認(rèn)函模板——用于團(tuán)隊(duì)注冊后發(fā)送注冊繳費(fèi)確認(rèn)函使用
15）團(tuán)隊(duì)住宿繳費(fèi)確認(rèn)函模板——用于團(tuán)隊(duì)住宿費(fèi)繳費(fèi)成功后發(fā)送繳費(fèi)確認(rèn)函使用
16）電子發(fā)票開票成功郵件提醒模板——用于會議電子發(fā)票開票成功后，后臺管理員發(fā)送提醒郵件使用
17）VIP參會通知模板——用于給會員VIP發(fā)送參會邀請

3、中/英文郵件參數(shù)配置

郵件參數(shù)設(shè)置主要完成發(fā)件人顯示名稱、客戶回復(fù)郵件地址以及系統(tǒng)郵局參數(shù)的設(shè)置。點(diǎn)擊【郵件參數(shù)設(shè)置】，進(jìn)入中文郵件配置頁面，可設(shè)置郵件發(fā)送人、接收回信郵箱、商戶聯(lián)系方式的信息，是郵件模板中{contact}標(biāo)簽的替換內(nèi)容，可以所有模板中的公共部分配置在這里。

三、短信發(fā)送記錄

點(diǎn)擊【短信發(fā)送記錄】，進(jìn)入短信發(fā)送記錄列表頁；此頁面可以查詢短信的發(fā)送記錄情況。

四、郵件發(fā)送記錄

點(diǎn)擊【郵件發(fā)送記錄】，進(jìn)入郵件發(fā)送記錄列表頁；此頁面可以查詢郵件的發(fā)送記錄情況。

五、短信回復(fù)記錄

管理員點(diǎn)擊【短信回復(fù)記錄】，進(jìn)入短信回復(fù)記錄頁面，可查看收到的姓名、單位、手機(jī)號、回復(fù)時間以及內(nèi)容。（根據(jù)會務(wù)通平臺數(shù)據(jù)庫中存在的手機(jī)號，自動匹配姓名單位）

點(diǎn)擊導(dǎo)出短信回復(fù)記錄按鈕，可將所有回復(fù)短信信息導(dǎo)出。